Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 5 octobre 2026

L’association L’Arche de Kala accorde une importance particulière à la protection des données à caractère personnel des adoptants, candidats à l’adoption, familles d’accueil, bénévoles, adhérents, donateurs, partenaires et visiteurs de son site internet.

La présente politique explique quelles données peuvent être traitées, pour quelles raisons, pendant combien de temps, à qui elles peuvent être transmises et quels sont les droits des personnes concernées.

Elle est établie notamment conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, dit « RGPD », ainsi qu’à la loi française n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, dite « Informatique et Libertés ».

1. Responsable du traitement

Le responsable des traitements décrits dans la présente politique est :

L’Arche de Kala
Association régie par la loi du 1er juillet 1901
RNA : W011006265
SIREN : 924 441 447
Siège social : 9 impasse de Cucuen, 01640 Jujurieux, France
E-mail : larchedekala@gmail.com

Pour toute question concernant l’utilisation de vos données ou l’exercice de vos droits, vous pouvez écrire à cette adresse.

2. Principes appliqués au traitement des données

L’Arche de Kala s’engage à traiter les données personnelles de manière licite, loyale et transparente et à ne collecter que les informations adéquates, pertinentes et nécessaires aux objectifs poursuivis.

Les données personnelles ne sont ni vendues ni louées.

Elles ne sont pas communiquées à des tiers à des fins commerciales étrangères aux missions de l’association.

L’accès aux données au sein de l’association est limité, dans la mesure du possible, aux bénévoles et personnes ayant besoin d’en connaître dans le cadre de leurs missions.

3. Données traitées et finalités

3.1. Visite et fonctionnement du site

Lors de la consultation du site, certaines informations techniques peuvent être traitées automatiquement, notamment :

– adresse IP ;
– date et heure de connexion ;
– type de navigateur et de terminal ;
– système d’exploitation ;
– pages consultées ;
– informations liées au fonctionnement, à la sécurité et aux éventuelles erreurs du site.

Ces données sont utilisées afin de permettre le fonctionnement et la sécurisation du site, prévenir les abus et diagnostiquer les éventuelles erreurs.

La base juridique est l’intérêt légitime de l’association à assurer la sécurité et le bon fonctionnement de son site.

3.2. Formulaire de contact

Lorsque vous contactez L’Arche de Kala au moyen d’un formulaire disponible sur le site, peuvent notamment être collectés :

– nom et prénom ;
– adresse électronique ;
– numéro de téléphone ;
– contenu du message ;
– toute information que vous choisissez de communiquer.

Ces données permettent à l’association de recevoir votre demande, de vous répondre et d’assurer le suivi de l’échange.

Le traitement repose sur l’intérêt légitime de L’Arche de Kala à répondre aux sollicitations qui lui sont adressées et, lorsque la demande concerne la conclusion éventuelle d’un engagement avec l’association, sur les mesures prises à la demande de la personne concernée avant la conclusion de cet engagement.

Les informations sont conservées pendant le temps nécessaire au traitement de la demande puis, sauf nécessité particulière, pendant une durée maximale de 3 ans à compter du dernier contact.

3.3. Candidature pour devenir bénévole

Lorsque vous candidatez pour rejoindre l’équipe bénévole, peuvent notamment être collectés :

– nom et prénom ;
– adresse électronique ;
– numéro de téléphone ;
– disponibilités ;
– compétences et domaines d’intérêt ;
– contenu de votre candidature et de vos échanges avec l’association.

Ces données sont utilisées pour étudier votre candidature, échanger avec vous et organiser, le cas échéant, votre participation aux activités de l’association.

Le traitement repose sur votre démarche volontaire auprès de l’association et sur l’intérêt légitime de L’Arche de Kala à organiser son équipe bénévole.

Les candidatures n’ayant pas donné lieu à une collaboration sont supprimées ou anonymisées au plus tard 2 ans après le dernier échange, sauf demande de suppression antérieure ou nécessité particulière dûment justifiée.

En cas d’intégration au sein de l’équipe, les données utiles sont conservées pendant la durée de l’engagement, puis archivées uniquement pendant les durées rendues nécessaires par la gestion administrative ou la défense des droits de l’association.

3.4. Candidatures à l’adoption

Les candidatures à l’adoption sont recueillies notamment au moyen d’un formulaire Google Forms.

Selon le contenu du formulaire et la situation du candidat, les informations traitées peuvent notamment comprendre :

– identité ;
– coordonnées électroniques et téléphoniques ;
– adresse ou commune de résidence ;
– âge ou date de naissance lorsque cela est nécessaire pour vérifier la majorité ;
– situation et composition du foyer ;
– présence éventuelle d’enfants ou d’autres personnes au domicile ;
– caractéristiques du logement et de son environnement ;
– présence d’autres animaux ;
– habitudes et organisation de vie ayant un impact sur l’accueil d’un animal ;
– expérience avec les animaux ;
– attentes concernant l’adoption ;
– disponibilités ;
– informations communiquées pendant les appels, visioconférences et prévisites ;
– informations nécessaires à l’établissement et à l’exécution du contrat d’adoption si la candidature aboutit.

Les réponses recueillies via Google Forms sont ensuite utilisées et suivies par les bénévoles habilités de L’Arche de Kala au moyen de Trello, service édité par Atlassian, afin d’organiser l’étude des candidatures et leur avancement.

Les tableaux Trello contenant des informations personnelles ont vocation à rester privés et leur accès est limité aux bénévoles ayant besoin de connaître ces informations dans le cadre de la procédure d’adoption.

L’objectif de ce traitement est d’évaluer la compatibilité entre le projet d’adoption, les conditions d’accueil proposées et les besoins du chien concerné, d’assurer une adoption responsable, de préparer le rapatriement et d’assurer le suivi de l’animal.

Le traitement repose principalement sur les mesures précontractuelles prises à la demande du candidat ainsi que sur l’intérêt légitime de l’association à protéger le bien-être, la sécurité et les conditions de placement des animaux dont elle assure le sauvetage.

La décision d’accepter ou de refuser une candidature n’est pas prise exclusivement par un système automatisé. Elle implique l’intervention des bénévoles chargés de la procédure d’adoption.

Lorsque la candidature n’aboutit pas, le dossier est en principe supprimé ou anonymisé au plus tard 3 ans après sa clôture ou le dernier échange, sauf nécessité particulière liée notamment à un litige ou à l’exercice d’un droit.

Lorsque l’adoption aboutit, les données nécessaires sont conservées pendant la durée utile au suivi de l’adoption et à l’exécution des obligations prévues par le contrat.

Lorsqu’une obligation contractuelle subsiste pendant la vie de l’animal, les données strictement nécessaires à cette obligation peuvent être conservées pendant cette période.

3.5. Candidatures et suivi des familles d’accueil

Les candidatures pour devenir famille d’accueil peuvent conduire au traitement d’informations similaires à celles nécessaires à une adoption, notamment l’identité, les coordonnées, la composition du foyer, les conditions de logement, la présence d’autres animaux, les disponibilités et les informations nécessaires à la sécurité et au bien-être du chien accueilli.

Ces informations sont utilisées pour étudier la candidature, organiser l’accueil temporaire, préparer le placement de l’animal et assurer son suivi.

Le traitement repose sur les mesures prises à la demande de la personne avant la mise en place de l’accueil et sur l’intérêt légitime de l’association à garantir des conditions d’accueil adaptées aux animaux pris en charge.

Les données sont conservées pendant la durée de la relation avec la famille d’accueil, puis seules les données nécessaires à la gestion administrative, à la preuve des engagements conclus ou à la défense des droits de l’association peuvent être archivées.

3.6. Prévisite du domicile

Dans le cadre des procédures d’adoption ou de famille d’accueil, une prévisite peut être réalisée en présentiel ou en visioconférence.

Son objectif est d’évaluer les conditions d’accueil du chien et d’identifier les éventuelles mesures de sécurisation ou d’organisation à prévoir.

L’association limite les informations recueillies à ce qui est utile pour cet objectif.

Sauf nécessité particulière clairement expliquée à la personne concernée, les visioconférences ne sont pas enregistrées.

Aucune photographie ou vidéo du domicile n’a vocation à être conservée sans nécessité identifiée et sans information préalable de la personne concernée.

3.7. Contrats d’adoption et suivi après adoption

Lorsqu’une adoption est validée, l’association traite les données nécessaires :

– à l’établissement et à la signature du contrat ;
– au paiement des frais d’adoption ;
– à l’organisation du rapatriement et de la remise du chien ;
– à la gestion d’éventuels engagements, notamment en matière de stérilisation ;
– au suivi de l’animal ;
– à la gestion d’une éventuelle difficulté, fugue, changement de situation, restitution ou transfert dans les conditions prévues par le contrat.

La base juridique est principalement l’exécution du contrat d’adoption, complétée, lorsque cela est pertinent, par le respect d’une obligation légale ou par l’intérêt légitime de l’association.

3.8. Groupes WhatsApp liés aux rapatriements

Dans le cadre de l’organisation des rapatriements, L’Arche de Kala crée des groupes WhatsApp spécifiques aux rapatriements, réunissant les adoptants concernés ainsi que les bénévoles chargés de leur organisation.

Ces groupes permettent notamment de communiquer :

– les informations relatives au déroulement du rapatriement ;
– les horaires prévisionnels ou définitifs ;
– les éventuelles modifications ou informations de dernière minute ;
– les consignes nécessaires à la récupération des chiens ;
– les informations pratiques communiquées par l’équipe de L’Arche de Kala.

L’utilisation de WhatsApp implique que certaines informations associées au compte de l’utilisateur peuvent être visibles par les autres participants au groupe, notamment son numéro de téléphone, son nom ou pseudonyme de profil et, selon ses propres paramètres, sa photographie de profil.

Les adoptants sont informés de cette utilisation dans le cadre de l’organisation du rapatriement.

Lorsqu’une personne ne souhaite pas que son numéro soit visible des autres participants, elle peut contacter l’association afin d’étudier, lorsque cela est raisonnablement possible, une autre modalité de transmission des informations essentielles au rapatriement.

Le traitement repose sur l’exécution de la relation d’adoption, les mesures nécessaires à l’organisation de la remise du chien ainsi que sur l’intérêt légitime de l’association à organiser efficacement les rapatriements.

WhatsApp est un service tiers fourni, dans la Région européenne, par WhatsApp Ireland Limited.

3.9. Témoignages publiés sur le site

Le site peut permettre aux adoptants ou familles d’accueil de proposer un témoignage.

Peuvent être recueillis :

– nom ou pseudonyme ;
– adresse électronique ;
– contenu du témoignage.

L’adresse électronique n’a pas vocation à être affichée publiquement.

La publication du témoignage, du nom ou du pseudonyme de son auteur repose sur son consentement.

Le témoignage peut rester publié tant qu’il est pertinent pour la rubrique concernée ou jusqu’à ce que son auteur en demande le retrait.

La personne peut demander le retrait de son témoignage en écrivant à larchedekala@gmail.com.

Le retrait du consentement ne remet pas en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

3.10. Adhésion à l’association

Les adhésions peuvent notamment être réalisées par l’intermédiaire de HelloAsso.

Les données nécessaires peuvent comprendre l’identité de l’adhérent, ses coordonnées, les informations relatives à son adhésion et les informations nécessaires au paiement de la cotisation.

Ces données permettent de gérer la qualité de membre, la cotisation, les convocations et informations relatives à la vie associative et, plus généralement, les droits attachés à l’adhésion.

Le traitement repose sur l’exécution de la relation d’adhésion ainsi que, pour certaines pièces, sur le respect des obligations légales ou comptables applicables à l’association.

3.11. Dons

Les dons peuvent être effectués notamment par :

– virement bancaire ;
– HelloAsso ;
– Teaming ;
– PayPal.

Selon le moyen de paiement utilisé, L’Arche de Kala peut recevoir certaines informations telles que :

– identité du donateur ;
– coordonnées ;
– date et montant du don ;
– moyen de paiement ou référence de transaction ;
– informations nécessaires à l’émission d’un reçu fiscal lorsque celui-ci est demandé ou doit être délivré.

L’Arche de Kala n’a pas vocation à recevoir les données bancaires complètes utilisées pour effectuer un paiement auprès d’un prestataire de paiement tiers.

Les traitements nécessaires à l’enregistrement du don reposent sur la démarche du donateur ainsi que sur les obligations comptables et fiscales de l’association.

Les documents permettant de justifier la régularité de reçus fiscaux peuvent notamment être conservés pendant 6 ans.

4. Données relatives à d’autres personnes du foyer

Les formulaires d’adoption ou de famille d’accueil peuvent conduire à fournir certaines informations concernant d’autres personnes vivant au domicile.

L’Arche de Kala demande de ne communiquer que les informations strictement nécessaires.

Lorsque cela est possible, il convient notamment de privilégier des informations générales, telles que l’âge ou la tranche d’âge des enfants, plutôt que leur identité complète.

5. Données sensibles

L’Arche de Kala ne cherche pas, en principe, à collecter de données dites « sensibles » au sens du RGPD, telles que les informations concernant les opinions politiques, les convictions religieuses, l’orientation sexuelle ou l’origine ethnique.

Les personnes utilisant les formulaires sont invitées à ne pas communiquer spontanément de telles informations lorsqu’elles ne sont pas nécessaires.

6. Caractère obligatoire ou facultatif des informations

Les champs identifiés comme obligatoires dans les formulaires doivent être renseignés pour permettre à L’Arche de Kala de traiter la demande correspondante.

À défaut, l’association peut ne pas être en mesure d’étudier une candidature, de répondre à une demande ou d’établir un document nécessaire.

Les autres informations sont facultatives.

7. Destinataires des données

Dans la limite de leurs attributions et du besoin d’en connaître, les données peuvent être accessibles :

– aux membres ou bénévoles habilités de L’Arche de Kala ;
– aux bénévoles chargés des procédures d’adoption, des prévisites et du suivi ;
– à Webador / JouwWeb B.V. dans le cadre du fonctionnement du site ;
– à Google lorsque Google Forms est utilisé ;
– à Atlassian dans le cadre de l’utilisation de Trello ;
– à WhatsApp Ireland Limited lorsque des groupes WhatsApp sont utilisés pour organiser les rapatriements ;
– à HelloAsso, Teaming ou PayPal lorsque ces services sont utilisés ;
– aux prestataires de paiement concernés ;
– aux vétérinaires, transporteurs et partenaires intervenant dans le sauvetage, le transport ou le suivi d’un animal lorsque la transmission est nécessaire ;
– aux autorités administratives, judiciaires ou fiscales lorsque la loi l’impose.

Les bénévoles et personnes intervenant pour le compte de l’association sont tenus de respecter la confidentialité des informations auxquelles ils ont accès.

8. Prestataires et services tiers

Certains services utilisés par L’Arche de Kala sont fournis par des sociétés distinctes disposant de leurs propres conditions et politiques de confidentialité.

Il s’agit notamment de :

Webador / JouwWeb B.V., pour l’hébergement et certaines fonctionnalités du site ;

Google, pour Google Forms ;

Atlassian, pour le service Trello utilisé pour organiser et traiter certaines candidatures ;

WhatsApp Ireland Limited, pour les groupes utilisés dans le cadre des rapatriements ;

HelloAsso, pour certaines adhésions et certains dons ;

Teaming, pour les micro-dons ;

PayPal, pour certains dons.

Lorsque l’utilisateur interagit directement avec ces services, ceux-ci peuvent également traiter certaines données pour leurs propres finalités selon leurs propres politiques de confidentialité.

9. Transferts de données en dehors de l’Espace économique européen

Certains prestataires ou sous-traitants utilisés par L’Arche de Kala peuvent traiter ou rendre accessibles certaines données depuis des pays situés en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsque cela est nécessaire, les transferts de données doivent reposer sur un mécanisme autorisé par le RGPD, tel que :

– une décision d’adéquation adoptée par la Commission européenne ;
– le cadre de protection des données UE–États-Unis lorsque celui-ci est applicable ;
– des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ;
– toute autre garantie appropriée prévue par la réglementation.

Les personnes concernées peuvent contacter L’Arche de Kala afin d’obtenir davantage d’informations sur les garanties applicables.

10. Durées de conservation

L’Arche de Kala ne conserve pas les données indéfiniment.

Les principales durées appliquées sont :

Demandes de contact : jusqu’à 3 ans après le dernier échange.

Candidatures bénévoles non retenues : jusqu’à 2 ans après le dernier échange.

Candidatures adoption non abouties : jusqu’à 3 ans après la clôture du dossier ou le dernier échange.

Adoptions abouties : pendant la durée nécessaire au suivi de l’adoption et à l’exécution des obligations du contrat, puis uniquement pendant les durées nécessaires à la preuve et à la défense des droits de l’association.

Familles d’accueil : pendant la relation avec l’association, puis conservation des seules informations nécessaires à la preuve des engagements conclus.

Adhésions : pendant la durée de l’adhésion puis pendant les durées administratives, comptables ou juridiques applicables.

Dons et reçus fiscaux : pendant les durées comptables et fiscales applicables.

Témoignages : tant qu’ils sont publiés ou jusqu’à la demande de retrait de leur auteur.

11. Sécurité et confidentialité

L’Arche de Kala prend des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature des données qu’elle traite.

Ces mesures ont notamment vocation à :

– limiter l’accès aux seules personnes qui en ont besoin ;
– protéger les comptes utilisés pour gérer les dossiers ;
– maintenir privés les espaces contenant des dossiers d’adoption lorsque les outils le permettent ;
– limiter le partage inutile de documents ;
– supprimer les accès devenus inutiles lorsqu’un bénévole quitte une mission ;
– prévenir les accès ou divulgations non autorisés.

Lorsque les outils utilisés le permettent, l’association privilégie notamment l’utilisation de mots de passe robustes et de systèmes d’authentification renforcée.

Aucun système informatique ne pouvant garantir un risque nul, L’Arche de Kala prend les mesures appropriées en cas d’incident de sécurité.

12. Violation de données

Une violation de données peut notamment correspondre à la perte d’un document contenant des informations personnelles, l’accès à un compte par une personne non autorisée, l’envoi d’un dossier au mauvais destinataire ou la divulgation accidentelle d’informations.

Lorsque la violation est susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes, elle est notifiée à la CNIL dans les conditions prévues par le RGPD.

Lorsque le risque est élevé, les personnes concernées sont également informées lorsque la réglementation l’exige.

13. Vos droits

Selon le traitement concerné et sa base juridique, vous pouvez bénéficier :

– d’un droit d’accès à vos données ;
– d’un droit de rectification ;
– d’un droit à l’effacement lorsque les conditions légales sont réunies ;
– d’un droit à la limitation du traitement ;
– d’un droit d’opposition à certains traitements reposant sur l’intérêt légitime ;
– d’un droit à la portabilité dans les cas prévus par le RGPD ;
– du droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
– du droit de définir, dans les conditions prévues par la législation française, des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

L’exercice d’un droit n’est pas absolu. Dans certaines situations, L’Arche de Kala peut être tenue de conserver certaines informations.

14. Comment exercer vos droits ?

Pour exercer vos droits ou poser une question concernant vos données personnelles :

E-mail : larchedekala@gmail.com

Une pièce d’identité ne sera demandée qu’en cas de doute raisonnable sur l’identité de la personne à l’origine de la demande.

L’association répond en principe dans un délai d’un mois à compter de la réception d’une demande complète, sous réserve des possibilités de prolongation prévues par la réglementation.

15. Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez que vos droits relatifs à vos données personnelles ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la :

Commission nationale de l’informatique et des libertés – CNIL
3 Place de Fontenoy
TSA 80715
75334 Paris Cedex 07
France

Site : www.cnil.fr

16. Données concernant les mineurs

Les procédures d’adoption sont destinées aux personnes majeures.

Lorsque des informations relatives à des enfants vivant dans le foyer sont nécessaires à l’étude d’un projet d’adoption, l’association limite autant que possible la collecte au strict nécessaire, par exemple à leur âge ou à leur tranche d’âge plutôt qu’à leur identité complète.

17. Décision automatisée et profilage

L’Arche de Kala ne prend pas de décision produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne sur la seule base d’un traitement automatisé.

L’acceptation ou le refus d’une candidature à l’adoption ou en famille d’accueil résulte notamment d’une analyse humaine du dossier et des échanges réalisés pendant la procédure.

18. Cookies et technologies similaires

Le site www.larchedekala.fr est réalisé et hébergé au moyen des services de Webador.

Dans le cadre du fonctionnement du site, Webador peut déposer des cookies et traceurs strictement nécessaires à son fonctionnement technique, notamment afin d’assurer le bon affichage des pages, la gestion des sessions, la sécurité du service et certaines fonctionnalités techniques.

Webador peut également réaliser des mesures statistiques de fréquentation du site selon les paramètres et garanties mis en œuvre par la plateforme.

Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site ne nécessitent pas le consentement préalable de l’utilisateur conformément à la réglementation applicable.

À la date de mise à jour de la présente politique, L’Arche de Kala n’utilise pas volontairement de cookies publicitaires ou de traceurs destinés à établir un profil publicitaire de ses visiteurs.

L’association n’utilise pas non plus, à sa connaissance, de dispositif de suivi intersites destiné à suivre la navigation des visiteurs à des fins commerciales.

Si L’Arche de Kala devait ultérieurement mettre en place des outils nécessitant le dépôt de cookies ou traceurs non essentiels — notamment des outils publicitaires, certains outils de mesure d’audience ou certains contenus tiers — le site serait adapté afin de recueillir le consentement préalable des utilisateurs lorsque celui-ci est requis.

Les utilisateurs peuvent également configurer leur navigateur afin de supprimer ou bloquer certains cookies. Le blocage de cookies strictement nécessaires est toutefois susceptible d’affecter le fonctionnement de certaines fonctionnalités du site.

19. Utilisation de Google Forms

Les candidatures à l’adoption et à l’accueil en famille d’accueil sont effectuées par l’intermédiaire de Google Forms.

Lorsque l’internaute accède au formulaire, il utilise également un service fourni par Google.

L’Arche de Kala reste responsable des choix concernant les informations qu’elle demande dans son formulaire et de leur utilisation dans le cadre de la procédure d’adoption ou d’accueil.

Les réponses sont ensuite utilisées dans Trello afin de permettre aux bénévoles habilités de suivre l’avancement des candidatures.

Google est susceptible de traiter certaines informations techniques selon ses propres conditions et sa propre politique de confidentialité.

20. Utilisation de Trello

L’Arche de Kala utilise Trello, service fourni par Atlassian, afin d’organiser et de suivre certaines candidatures.

Les données intégrées dans Trello peuvent comprendre les informations recueillies dans les formulaires, les informations nécessaires au suivi de la candidature ainsi que les comptes rendus utiles à son traitement.

L’accès aux tableaux contenant des données personnelles est limité aux bénévoles concernés par la procédure.

Ces tableaux ont vocation à être configurés comme privés et ne doivent pas être rendus accessibles publiquement.

21. Réseaux sociaux

L’Arche de Kala est présente sur différents réseaux sociaux.

Lorsque vous consultez ou interagissez avec les comptes de l’association, l’opérateur du réseau social traite également des données selon ses propres règles.

Selon les fonctionnalités utilisées, L’Arche de Kala peut accéder aux informations que vous rendez accessibles : nom ou pseudonyme, commentaires, messages privés ou autres informations que vous choisissez de communiquer.

Il est recommandé de ne pas transmettre d’informations confidentielles ou de documents sensibles dans un commentaire public.

22. Modification de la politique

La présente politique peut être modifiée notamment en cas :

– de modification du fonctionnement du site ;
– d’ajout ou de suppression d’un formulaire ;
– de changement de prestataire ;
– de création de nouveaux services ;
– d’évolution des procédures d’adoption ou de suivi ;
– d’évolution de la réglementation.

La version publiée sur le site est la version en vigueur.